Hoe de samenwerking kan vastlopen. En ook weer vlot kan worden getrokken.

door

Veel gaat er goed. In het samenwerken. Laten we daarmee beginnen.

Dat is belangrijk, want de voortdurende focus op waar het glas nog ongevuld is, onze negativity bias, doet onze inspanning lang niet altijd recht. En dat kan mensen behoorlijk frustreren. En dat gevoel is goed snapbaar.

Want opvallend veel in onze samenwerking verloopt eigenlijk redelijk moeiteloos en soepel. En dat mag ook wel eens worden gemarkeerd. We zijn sociale dieren, samenwerking zit in onze genen.

Dit is ook precies de reden dat we gemiddeld genomen liever samen optrekken dan alleen (al voelt een beetje onbespiede me-time wel lekker hoor).

Veel gaat goed

En dus weten we elkaar te vinden als het nodig is. Pakken we vanzelfsprekend deeltaken op waar we goed in zijn, ons verantwoordelijk voor voelen, een ander mee helpen, of die anders blijven liggen.

Het meeste werk wordt daardoor gewoon gedaan.

Soms door heldere afspraken, rolverdelingen of strakke procedures. Maar vaak genoeg ook door afstemming ‘on the fly’, en improvisatie ‘à la minute’.  

Dit doen we veelal in een prima sfeer, zakelijk-constructief, met her en der ruimte voor humor en enig persoonlijk contact en, als het nodig is, aandacht en steun voor wie het even minder gaat.

En eigenlijk altijd heeft ieder de beste bedoelingen; intenties zijn doorgaans goud.

Stagnatie

Als het in de samenwerking dan toch stagneert of verstroeft, zijn er vaak in de context knelpunten aan te wijzen.

Onduidelijke regels, slecht aansluitende processen, systemen die mensonvriendelijk functioneren, warrige verantwoordelijkheden of belemmerende fysieke omgevingen: ons gedrag wordt meer dan we wensen (en denken) beïnvloed door onze specifieke context.

Dit is één belangrijk deel van het verhaal: veel gaat goed, en context heeft invloed (en daar valt ook nog veel aan te sleutelen).

Het andere deel van het verhaal is waar we vaker geneigd zijn de oorzaken en bottlenecks te zoeken. En ook te vinden. Zeker als de samenwerking verzuurd aan het raken is, en fricties en spanningen leiden tot openlijk vijandig gedoe.

We neigen er dan steeds meer toe het gehakketak toe te schrijven aan de persoon. De ander. En aan hun onredelijke karakter, hun onhebbelijke gedrag.

We dreigen te vervallen in allerlei conclusies over de duistere belangen en verhulde bedoelingen van de ander, en verliezen zicht op hoe we een steeds grimmiger interactie aan het voeden zijn met ons eigen gedrag.

Samenwerkingsgedoe

Zeker als het contact beperkt is, en we af moeten gaan op onze indrukken uit schaarse ervaringsmomenten, gecombineerd met de verhalen die we aan het bouwen zijn in ons hoofd, graven we ons dieper in onze stellingnamen, oordelen en verwijten.

Visieverschillen worden relatierelletjes.

Toch praten we hier vaak niet expliciet over. Al voelt iedereen het, we blijven schermen met wat inhoudelijk lijkt, maar stiekem op de persoon is gericht.

En juist dit leidt tot herhaling zonder voortgang, verstarring zonder toenadering; tot meer en meer samenwerkingsgedoe.

Let wel, dit zijn de uitwassen, veelal trekt het zich ongeadresseerd weer recht; of doen we of de onenigheid er nooit was.

Maar soms raken we onnodig verstrikt in samenwerkingssleur, in een onproductieve fittie, in een spiraal van spanning. En vragen we ons af hoe we dit hadden kunnen voorkomen. En hoe we het kunnen oplossen.

Waar de schoen wringt

Goed is dan om zicht te hebben op waar de schoen wringt. En te beseffen dat sommige problemen op een ander niveau moeten worden getackeld dan waar ze zijn ontstaan.

In iedere samenwerking zie ik zelf vier niveaus, die overigens dikwijls vrolijk door elkaar heen lopen, maar waarvan het toch handig kan zijn om het onderscheid te maken.

Onze verschillende ambities, meningen, opvattingen, belangen, visies en ideeën gaan over de materie van onze gezamenlijke opgave. Over taak. Over inhoud.

Ieder heeft een eigen perspectief, een unieke kijkhoek, een andere ervaring, achtergrond en referentiekader die kleuren wat we waarnemen. In constructieve denkbeeldencompetities ontstaan doorgaans de mooiste innovaties en verbeteroplossingen. En soms polariseren we ons klem in elkaar uitsluitende werkelijkheden. Hoewel kenmerken voor vastlopende samenwerkingen is dit toch zelden waar de hefboom tot een oplossing te vinden valt.

Onze beelden van de te bewandelen weg, de te volgen werkwijze, methode of aanpak en de regels, procedures en protocollen die daarbij gelden, vormen wat ik hier maar even het niveau van het proces noem.

Hier hebben we vaak stevige opvattingen over; voorkeuren die veelal onuitgesproken blijven, of slechts gefragmenteerd, indirect en maar half aan bod komen in onze besprekingen.

Veel samenwerkingsgedoe kan al geholpen zijn met gerichte en expliciete aandacht op het integreren van de wensen en verwachtingen over hoe we welk proces gaan doorlopen.

De interactie is het niveau van samenwerken waarin het draait om hoe we met elkaar communiceren, de dynamieken van contact en vertrouwen.

Of en hoe we persoonlijk durven worden naar elkaar, hoe we omgaan met spanning en uiting geven aan onenigheid, irritaties en emoties. Hoe we de spreektijd verdelen, leiden en volgen, elkaar bij- of afvallen of steeds zitten te ja-maren.

Veel hiervan onttrekt zich gek genoeg aan ons bewuste blikveld, terwijl de invloed ervan zo onmiskenbaar is op ons gedrag en ons gevoel.

Daar waar het gaat over verschillen in drijfveren, motivaties, competenties, normen, waarden en overtuigingen is wat ik hier maar even het niveau van de personen noem.

Hier ontstaan in mijn beleving de vooroordelen, misvattingen, generalisaties en verwijten die we vaak terugzien in stagnerende samenwerkingen. En het is ook juist waar je respect, waardering en elkaar iets gunnen kunt zien in vloeiende teaming.

Onze neiging om negatief gedrag van de ander te duiden als iemands karaktereigenschap (terwijl we voor de uitleg ons eigen falen eerder op omstandigheden zullen wijzen) past hier ook goed bij.

Kentering

In alle samenwerkingen lopen deze niveaus dwars door elkaar heen; ze gebeuren gelijktijdig. En daar waar het lekker loopt is het uiteenrafelen onnodig.

Maar juist waar het hapert en stottert, kan differentiëren aanknopingspunten bieden voor een kentering.

Zit er werkelijk geen enkele beweging meer in? Terwijl we wel opereren binnen dezelfde organisatieambities? Dan kan het lonen om de aandacht te verschuiven naar de personen.

Echt even tijd en ruimte te nemen om elkaar dieper te leren verstaan, door zicht te krijgen op wat ieder drijft, op waar ieders vuurtje brandt, en waar ieders energie wegloopt. Om elkaar met andere ogen te gaan zien.

Om vervolgens in te zoomen op gezamenlijke uitdagingen in de interactie, te zoeken naar en te experimenteren met nieuwe omgangsvormen die een productievere uitwisseling op gang brengen.

Zodra we weer voldoende met elkaar in gesprek zijn, is het goed om samen een aantal leidende principes te formuleren van hoe we gezamenlijk het proces willen aanvliegen en in welke volgorde.

En dan snel door te pakken naar het formuleren van een gezamenlijke inhoudelijke ambitie en de discussie weer te focussen op de materie.

Eerst abstract genoeg, om ieders wensbeeld omvattend te integreren, om deze vervolgens stap voor stap meer concreet uit te werken en weer tegen inhoudelijke verschillen aan te lopen die we nu vanuit een steviger relationeel fundament hopelijk productiever kunnen beslechten.

Tot zover de theorie.

Maar nu de praktijk. Die is weerbarstig. Lastig. Rommelig. Emotioneel. En daar zit de crux.

Die innerlijke beleving, daarin hebben we het zwaarste werk te doen.

We hebben het ongemak te leren verdragen en de gevoelens van onmacht, van het niet-durven, van het (nog) niet-kunnen te verduren.

Wat dan helpt is ‘hier-en-nu-zijn’. En alleen vanuit dit hier en nu te reageren. Grijp niet terug op het verleden. Doe geen voorspellingen over de toekomst. Haal adem. In je buik. Voel je lijf. En deel hoe het is voor jou. Nu. Hier.

Zonder die sneer naar de ander, zonder dat verwijt. Maar mét de oprechte intentie om er samen uit te willen komen.

Probeer te snappen wat de dieperliggende bedoeling is van anderen. Luister. Hoor. Snap. En ga er werkelijk vanuit dat ook hun intentie goud is.

Daar krijg je mooie samenwerkingen van!